Nota korygująca a faktura korygująca – wszystko co należy wiedzieć

Prowadząc działalność gospodarczą nie stroni się od wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych i prawnych. Mnogość dokumentów sprawia, że nie raz można popełnić błąd. Wszak wprawdzie do ich wypełniania wykorzystywane są formularze online, to jednak nie znaczy, że poszczególne dane nie mogą być wprowadzone nieprawidłowo, z literówką w nazwie, imieniu, nazwisku, adresie, czy też z nieprawidłowym numerem identyfikacji podatkowej. Zdarzają się także sytuacje, że pod względem formalnym faktura zawiera błędy, tzn. nieprawidłową kwotę, która wpływa na podstawę opodatkowania. Warto zatem wiedzieć jakie wzory druków pozwalają naprawić błąd. Mowa będzie o nocie korygującej i fakturze korygującej.

Nota korygująca – czym jest i kto może ją stosować?

Omówiona przez nas sytuacja kiedy na fakturze pojawiają się drobne błędy, tzn. literówki, które nie mają wpływu na podstawę opodatkowania, jednak są błędem który należałoby naprawić, wymaga zastosowania tzw. noty korygującej. Tutaj ciekawostka. Nie ma jednego wzoru takiego dokumentu. Trzeba zadbać, by zawierał on wszystkie niezbędne komponenty. Warto wiedzieć, że notę korygującą wystawia nie sprzedający, a kupujący. Takim dokumentem można skorygować również oznaczenie towarów lub usług. Zatem co musi się w nim znaleźć? Nota korygująca musi zawierać: wyrażenie „nota korygująca”, numer i datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, adresy za pomocą których podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer na podstawie którego weryfikowany jest nabywca towarów i usług na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej. Ponadto muszą być wyszczególnione dane zawarte w fakturze, na samym końcu należy wskazać treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Wszystko to opisuje art. 106 k. pkt. 3 ustawy o VAT. Przedsiębiorca musi potwierdzić notę korygującą. Jednak niekoniecznie podpisem, wystarczy mailowe lub nawet SMS-owe potwierdzenie, które nabywca powinien zachować.

Faktura korygująca – kiedy trzeba z niej skorzystać?

Wśród wzorów druków w programach do rozliczeń faktur można znaleźć również te dotyczące faktury korygującej. W takiej sytuacji wypełniamy ją krok po kroku. Fakturę korygującą należy wystawić wtedy, gdy błąd wpływa na wartość faktury i odliczenia. Zatem, gdy nie zgadza się liczba towarów lub usług, cena netto, kwota opustów i obniżek, wartość sprzedaży netto, stawka i kwota podatku, czy suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami VAT, wtedy trzeba wystawić fakturę korygującą.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Należy wiedzieć, że w świetle przepisów podatkowych faktura korygująca traktowana jest jak faktura pierwotna. Należy ją wystawić niezwłocznie po znalezieniu błędów. Niemniej jednak prawo nie określa granicy, kiedy należy taką fakturę wystawić. Trzeba jednak zaznaczyć, że taki błąd wpływa na rozliczenia księgowe, zatem może nieść ze sobą szereg problemów i konieczność korygowania rozliczeń. Sprzedawca musi potwierdzić odbiór faktury korygującej. Może to zrobić za pomocą faxu z potwierdzeniem, pisemnego potwierdzenia odbioru, przysłania odręcznie podpisanego dokumentu bądź odbioru przesyłki poleconej. Faktura korygująca zawsze musi być wystawiona w dwóch egzemplarzach – dla nabywcy i sprzedawcy.

Znajomość zasad podatkowych znacznie ułatwia prowadzenie działalności, a podstawy dotyczące faktur bezwzględnie należy znać i zaopatrzyć się w dobry program do ich rozliczania i korygowania.