Umowa najmu okazjonalnego z załącznikami – poradnik dla właścicieli mieszkań

Czy można wynajmować mieszkanie i spać spokojnie? Tak – pod warunkiem, że zastosujesz najem okazjonalny i dobrze przygotujesz dokumenty. W tym artykule wyjaśniam, jak działa umowa najmu okazjonalnego, jakie daje korzyści i jak krok po kroku ją przygotować – zgodnie z prawem i rozsądkiem.

Czym jest najem okazjonalny i czym różni się od zwykłego?

Umowa najmu okazjonalnego to specjalny typ umowy najmu, który właściciel mieszkania może zawrzeć z osobą fizyczną na czas określony – maksymalnie 10 lat. Powstał po to, by chronić wynajmujących przed nieuczciwymi lokatorami, którzy nie chcą się wyprowadzić po zakończeniu umowy.

Najważniejszą cechą najmu okazjonalnego, która odróżnia go od zwykłego najmu, jest to, że lokator składa notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji z mieszkania. Oznacza to, że jeśli przestanie płacić czynsz lub nie będzie chciał opuścić lokalu po zakończeniu umowy, właściciel dużo szybciej uzyska w sądzie dokument prawny, z którym będzie mógł pójść do komornika i wszcząć egzekucję.

? Ciekawostka: Najem okazjonalny istnieje w polskim prawie od 2009 roku, ale nadal wiele osób myśli, że to „wynalazek dla firm”. Tymczasem jest wręcz przeciwnie. To rozwiązanie dotyczy wyłącznie osób prywatnych – z jednej strony właścicieli mieszkań, którzy nie prowadzą działalności w zakresie wynajmu oraz najemców, którzy są osobami fizycznymi. Dlatego najem okazjonalny to opcja dla  zwykłych ludzi wynajmujący swoje prywatne mieszkania.

Co daje najem okazjonalny właścicielowi mieszkania?

Oto największe korzyści wynikające z zawarcia umowy najmu okazjonalnego:

• Bezpieczeństwo prawne: Jednym z załączników do umowy najmu okazjonalnego jest oświadczenie właściciela innego mieszkania, że w razie kłopotów, lokator będzie mógł przeprowadzić się do tego innego mieszkania. 
• Prostsze odzyskanie mieszkania: Jeśli lokator nie chce się wyprowadzić, szybciej uzyskasz dokument prawny, z którym będziesz mógł iść do komornika. Musisz wtedy złożyć do sądu notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i otrzymać na nie klauzulę wykonalności. Pamiętaj, że ta korzyść działa tylko wtedy, gdy jako właściciel zgłosisz wcześniej umowę najmu do urzędu skarbowego oraz gdy wezwiesz najemcę, aby się wyprowadził (żądanie opróżnienia lokalu). 

Kiedy warto skorzystać z najmu okazjonalnego?

Najem okazjonalny to rozwiązanie idealne, jeśli:

• wynajmujesz swoje pierwsze mieszkanie i chcesz zminimalizować ryzyko,
• masz złe doświadczenia z poprzednimi lokatorami,
• wynajmujesz mieszkanie na czas określony – w przypadku najmu okazjonalnego nie może być on dłuższy niż 10 lat.

Jak wygląda kompletna umowa najmu okazjonalnego?

Pełna dokumentacja z umową najmu okazjonalnego składa się z kilku elementów. Sama umowa to tylko początek – ważne są załączniki, które mają moc prawną. Oto, co powinno się znaleźć w komplecie:

1. Umowa najmu okazjonalnego (w formie pisemnej)

Powinna zawierać m.in.:

• dane stron (właściciel i najemca),
• opis mieszkania,
• wysokość czynszu i opłat,
• czas trwania umowy,
• warunki wypowiedzenia,
• zasady kaucji.

Wzór takiej umowy znajdziesz m.in. w plikach udostępnianych przez kancelarie prawne – wiele z nich oferuje gotowe i sprawdzone wersje.

2. Oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (akt notarialny)

To najważniejszy dokument – bez niego najem okazjonalny nie będzie Cię w pełni chronił.  Musi być podpisany u notariusza, a jego treść określa art. 777 §1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego.

? Lifehack 1: Możesz zarezerwować wizytę u notariusza z wyprzedzeniem i poprosić o szablon oświadczenia – dzięki temu przygotujesz lokatora i oszczędzisz czas.

? Lifehack 2: Przepisy nie precyzują, kto ponosi koszty notariusza – zwykle właściciele przerzucają te koszty na najemcę, któremu bardziej zależy na wynajmie mieszkania. 

3. Oświadczenie najemcy o wskazaniu lokalu zastępczego

Najemca musi wskazać adres, pod który się wyprowadzi w razie eksmisji. Może to być adres rodziny, znajomych albo inny lokal, który będzie mógł wynająć.

4. Zgoda właściciela lokalu zastępczego

To dodatkowe oświadczenie – podpisane przez osobę, która potwierdza, że zgadza się przyjąć najemcę pod swój dach w razie potrzeby.

✅ Ważne: Wszystkie oświadczenia powinny być podpisane w oryginale, z czytelnymi danymi osobowymi i adresami. Nie wystarczy skan.

Jak podpisać umowę najmu okazjonalnego krok po kroku

Podpisanie umowy najmu okazjonalnego to nie tylko formalność – to proces, który warto dobrze zaplanować, by uniknąć stresu i niepotrzebnych kosztów. Oto jak to zrobić:

Krok 1: Spisz umowę w wersji roboczej

Zacznij od przygotowania projektu umowy. Wzór możesz oprzeć na sprawdzonych dokumentach, np. tych dostępnych na stronach kancelarii prawnych. Uwzględnij wszystkie ważne elementy: dane stron, opis lokalu, wysokość opłat, termin płatności, długość trwania umowy i zasady jej wypowiedzenia.

Nie zapomnij o kaucji – zgodnie z ustawą może wynosić maksymalnie sześciokrotność czynszu, ale w praktyce zwykle ustala się ją na wysokość jednomiesięcznego czynszu.

Krok 2: Umów się z lokatorem na podpisanie umowy

Warto wcześniej wyjaśnić najemcy, czym jest najem okazjonalny i dlaczego go stosujesz. Nie każdy o nim słyszał, a samo słowo „egzekucja” potrafi odstraszyć – choć w rzeczywistości chodzi o zabezpieczenie Twoich praw.

Pokaż lokatorowi projekt umowy, wzór oświadczeń i wskaż, które dokumenty będzie musiał podpisać – także u notariusza. Możesz też zasugerować, by zabrał ze sobą właściciela innego mieszkania, który zgodzi się przyjąć go w razie konieczności.

Krok 3: Podpiszcie umowę w formie pisemnej

Umowa musi być zawarta w formie pisemnej na czas określony. Minimum to jeden dzień, maksimum – 10 lat. Najczęściej podpisuje się ją na rok lub dwa lata, z możliwością przedłużenia. Umowę musicie podpisać własnoręcznie, chyba że macie elektroniczny podpis kwalifikowany.

Uwaga 1: Formy pisemnej nie spełnia przesłanie umowy najmu okazjonalnego mailem, podpisanie jej profilem zaufanym lub przez serwis Autenti. Tak podpisana umowa nie będzie miała charakteru umowy najmu okazjonalnego, ale zwykłej umowy najmu, co oznacza, że nie będzie Cię tak dobrze chronić.

Uwaga 2: Jeśli zapomnisz o załącznikach lub nie dopełnisz formalności, umowa zostanie uznana za zwykłą umowę najmu – a to oznacza mniej praw dla ciebie jako wynajmującego.

Krok 4: Wizyta u notariusza – oświadczenie najemcy

Najemca w akcie notarialnym składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Czyli zobowiązuje się, że opuści lokal po zakończeniu umowy. To dokument kluczowy, bez którego cała konstrukcja najmu okazjonalnego traci sens.

Koszt takiego aktu notarialnego to zazwyczaj ok. 200–400 zł, ale warto sprawdzić ceny u różnych notariuszy. Niektóre kancelarie oferują pakiety dokumentów dla właścicieli wynajmujących mieszkania – to może ułatwić cały proces.

Krok 5: Zgromadź załączniki – adres zastępczy i zgoda właściciela

Lokator musi wskazać, dokąd się uda w razie konieczności wyprowadzki – i uzyskać pisemną zgodę właściciela tego drugiego mieszkania. Będzie ona załącznikiem do umowy najmu okazjonalnego. Takie oświadczenie właściciela lokalu zastępczego nie musi być notarialne, ale musi być czytelne, podpisane i zawierać adres oraz dane właściciela takiego lokalu.

Krok 6: Zgłoś umowę do urzędu skarbowego

Masz na to 14 dni od rozpoczęcia najmu. Jeśli tego nie zrobisz, w przyszłości możesz mieć kłopoty z egzekucją najemcy z mieszkania, bo nie będziesz mógł wykorzystać szybkiej ścieżki nadania klauzuli wykonalności na notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. To oznacza mniej ochrony.

Zgłoszenia dokonuje się na piśmie, zwykle za pomocą krótkiego oświadczenia. Musisz też załączyć kopię umowy. Warto złożyć to osobiście i poprosić o potwierdzenie złożenia dokumentu.

Lifehack: Jeśli planujesz rozliczać najem ryczałtem, możesz od razu złożyć odpowiednią deklarację i uregulować sprawę podatków w jednym okienku.

Co jeśli lokator przestaje płacić lub nie chce się wyprowadzić?

To właśnie moment, w którym najem okazjonalny pokazuje swoją siłę. Zamiast zaczynać kilkuletnią batalię w sądzie, możesz:

1. wypowiedzieć umowę (np. z powodu zaległości czynszowych),
2. poczekać do zakończenia okresu wypowiedzenia,  
3. wezwać najemcę do opróżnienia lokalu, czyli wyprowadzki z mieszkania, 
4. złożyć wniosek w sądzie o nadanie klauzuli wykonalności na notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji,
5. z tytułem wykonalności pójść do komornika i złożyć wniosek o przeprowadzenie egzekucji. 

Komornik ma prawo wejść do lokalu i przeprowadzić eksmisję – ponieważ lokator sam się na to zgodził w akcie notarialnym.

To oczywiście ostateczność – większość lokatorów, widząc powagę sytuacji, wyprowadza się dobrowolnie. Sama świadomość, że nie ma możliwości pozostania w mieszkaniu działa bardzo dyscyplinująco.

Czy umowa najmu okazjonalnego chroni również lokatora?

Choć brzmi to zaskakująco, odpowiedź brzmi: tak. Dobrze przygotowana umowa chroni także najemcę, ponieważ:

• jasne warunki oznaczają brak nieporozumień,
• właściciel nie może wyrzucić lokatora „z dnia na dzień” – musi dotrzymać warunków umowy,
• przepisy chronią lokatora przed wypowiedzeniem umowy przed dniem jej zakończenia – jest to możliwe tylko w ściśle określonych w ustawie przypadkach,
• przepisy dokładnie regulują zasady zwiększania czynszu – oznacza to, że uniemożliwiają właścicielom mieszkań „czynszową samowolkę”,
• najemca ma formalny dowód na to, że legalnie zajmuje lokal.

Wbrew pozorom, umowa najmu okazjonalnego to jasna umowa partnerska, która daje obu stronom poczucie stabilności.

Najczęstsze błędy właścicieli mieszkań przy najmie okazjonalnym

Choć najem okazjonalny daje właścicielowi szeroką ochronę, wielu wynajmujących popełnia błędy, które tę ochronę niweczą. Oto kilka z nich – i sposoby, jak ich uniknąć:

Pomijanie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego

To podstawowy błąd – jeśli właściciel nie zgłosi najmu w ciągu 14 dni od rozpoczęcia umowy, traci ochronę wynikającą z najmu okazjonalnego. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli lokator podpisał akt notarialny, nie można go użyć w razie kłopotów.

Jak tego uniknąć? Po podpisaniu umowy ustaw sobie przypomnienie w telefonie lub kalendarzu. Możesz też przygotować gotowy druk zgłoszenia i zanieść wszystko od razu do urzędu skarbowego.

Niepełna dokumentacja – brak któregoś z załączników

Często brakuje oświadczenia o lokalu zastępczym lub zgody właściciela tego lokalu. W efekcie pozbawiasz się ochrony, jaką daje Ci pełna umowa najmu okazjonalnego.

Pro tip: Przygotuj sobie listę kontrolną – tzw. checklistę – i każdorazowo sprawdzaj, czy masz wszystkie dokumenty:

• umowę,
• akt notarialny,
• oświadczenie najemcy o adresie zastępczym,
• zgodę właściciela lokalu lokalu zastępczego,
• potwierdzenie zgłoszenia do US.

Niedoprecyzowanie zasad płatności i opłat dodatkowych

W umowie powinno się jasno określić:

• do kiedy najemca ma zapłacić czynsz,
• w jaki sposób ma to zrobić (np. przelew, gotówka),
• kto ponosi koszty mediów i w jakiej formie (ryczałt, refaktura, rozliczenie rzeczywiste).

Niejasne zapisy prowadzą do nieporozumień, które mogą eskalować. Warto opisać wszystko dokładnie – nawet jeśli wydaje się oczywiste. Umowa najmu okazjonalnego nie jest umową pisaną na czarną godzinę, ale to przydatny dokument, po który warto sięgać w razie niejasności.

Przekazanie mieszkania „na gębę”

Brak protokołu zdawczo-odbiorczego może mieć fatalne skutki. Bez niego nie udowodnisz, że np. mieszkanie było czyste, sprzęt działał, a na ścianach nie było dziur.

Wskazówka: Zrób dokładny protokół, opisz wyposażenie, stan ścian, okien, drzwi i sprzętów. Zrób zdjęcia – najlepiej z datą. Wydrukuj dwa egzemplarze i podpiszcie je razem z lokatorem.

Przykładowe zapisy, które warto wprowadzić do umowy

Zapis o możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy

Wprowadź warunki, na jakich możliwe jest wypowiedzenie umowy przed terminem – np. w razie uporczywego niepłacenia, łamania regulaminu wspólnoty, zakłócania ciszy nocnej czy podnajmu bez zgody. 

Uwaga! Sprawdź w ustawie o ochronie praw lokatorów, czy zapisane w umowie warunki są zgodne z przepisami regulującymi umowę najmu okazjonalnego. Jeśli nie będą zgodne, to ważniejsze są postanowienia ustawy, a wtedy taka niespójna umowa może wprowadzić więcej zamieszania niż pożytku.

Zapis o obowiązku zgłoszenia zmiany adresu do korespondencji

Jeśli lokator zmieni miejsce zamieszkania i nie poinformuje właściciela, może to utrudnić postępowanie egzekucyjne. Dlatego warto zawrzeć w umowie obowiązek aktualizacji danych kontaktowych i adresu.

Zapis o zakazie palenia i trzymania zwierząt (jeśli to ważne)

Jeśli nie chcesz, by w mieszkaniu palono papierosy lub trzymano zwierzęta, napisz to wprost. Pamiętaj jednak, by takie zakazy miały sens – np. zakaz psa w mieszkaniu 60 m² z ogrodem może być uznany za nadmierny.

Zapis o konsekwencjach zniszczeń

Umowa powinna przewidywać, że w przypadku zniszczeń lokator pokrywa koszty naprawy. Warto też opisać sposób potrącenia kosztów z kaucji.

Lifehacki i triki – czyli jak sobie ułatwić życie jako właściciel

• Ustal dzień płatności na 3–5 dzień miesiąca – pozwala to uniknąć spięć związanych z przelewem „ostatniego dnia”, który wpływa za późno.
• Załóż konto tylko do rozliczeń z najemcą – ułatwia kontrolę i historię transakcji.
• Zrób kopie wszystkich dokumentów i trzymaj je offline – na wszelki wypadek. Możesz też skorzystać z bezpiecznej chmury, ale zawsze miej backup.
• Utrzymuj regularny kontakt z najemcą – raz na miesiąc zapytaj, czy wszystko działa. Buduje to zaufanie i zapobiega nagłym „bombom”.
• Dodaj klauzulę o obowiązku zgłoszenia usterek – np. awarii pralki, cieknącego kranu czy pękniętej szyby. To pozwala szybko reagować i nie pogarszać stanu lokalu.

Pytania i odpowiedzi – czyli co najczęściej nurtuje właścicieli

• Czy mogę zawrzeć umowę najmu okazjonalnego z firmą?

Nie. Najem okazjonalny dotyczy wyłącznie najmu przez osobę fizyczną na własne potrzeby mieszkaniowe. W przypadku firm możliwy jest „najem instytucjonalny”.

• Czy muszę każdorazowo chodzić z nowym najemcą do notariusza?

Tak – akt notarialny musi być imienny, więc dla każdego nowego najemcy wymagane jest osobne oświadczenie. Można jednak korzystać z zaprzyjaźnionej kancelarii, która przygotowuje dokumenty w jeden dzień.

• Czy mogę sam napisać wzór umowy?

Oczywiście – pod warunkiem, że rozumiesz, co zawiera. Warto jednak skorzystać z profesjonalnych wzorów (jak ten z pliku PDF), które są już sprawdzone i dostosowane do prawa.

• Co się stanie, jeśli lokator wskaże fałszywy adres zastępczy?

W teorii może to utrudnić eksmisję, ale w praktyce – komornik i tak działa na podstawie aktu notarialnego. W razie problemów właściciel może zgłosić sprawę do prokuratury jako złożenie fałszywego oświadczenia.

• Czy do najmu okazjonalnego trzeba iść do notariusza?

 Tak – ale tylko z jednym dokumentem.

Do zawarcia samej umowy najmu okazjonalnego nie jest potrzebna wizyta u notariusza. Umowa może (i powinna) być zawarta w zwykłej formie pisemnej – podpisanej między wynajmującym a najemcą, bez udziału żadnej kancelarii.

To, co musi być sporządzone notarialnie, to jeden konkretny załącznik:

Akt notarialny: oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji

To właśnie ten dokument – wymagany przez art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów – musi być przygotowany przez notariusza. Bez niego nie można mówić o najmie okazjonalnym, ponieważ to on umożliwia komornikowi przeprowadzenie eksmisji na podstawie tytułu wykonawczego.

Wszystkie pozostałe dokumenty, czyli:

• oświadczenie najemcy o wskazaniu lokalu zastępczego,
• zgoda właściciela tego lokalu,
• sama umowa najmu okazjonalnego,

mogą być przygotowane samodzielnie lub z pomocą prawnika – nie muszą być notarialne.

Dodatkowa porada – jak zrobić to mądrze

Niektórzy właściciele robią tak:

1. Najpierw podpisują umowę z najemcą z zastrzeżeniem, że wejdzie w życie dopiero po okazaniu aktu notarialnego.
2. Wysyłają najemcę z gotowym wzorem oświadczenia do notariusza.
3. Po otrzymaniu aktu dołączają go do umowy i formalnie zgłaszają wszystko do urzędu skarbowego.

Taki sposób chroni właściciela: nie daje kluczy do lokalu, dopóki nie ma dokumentu zabezpieczającego.

? Warto wiedzieć: Jeśli notariusz odmawia sporządzenia aktu, bo np. najemca nie ma dowodu osobistego albo podaje nieprawdziwy adres, właściciel powinien to potraktować jako sygnał ostrzegawczy.