Jak przygotować udaną konferencję biznesową?

Każdy, kto w swoim życiu zawodowym miał choć odrobinę wspólnego z szeroko pojętym biznesem doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak istotna jest kwestia budowania stabilnego biznesowe zaplecza i wyrabianie kontaktów na płaszczyźnie biznesowej. W życiu zawodowym obowiązuje zasada ograniczonego zaufania, dobre relacje z potencjalnymi kontrahentami jest o wiele trudniej zbudować niż luźną znajomość w życiu prywatnym. Potrzeba do tego wielu spotkań i licznych rozmów w odpowiedniej atmosferze. Doskonałym miejscem do tego, aby poszerzać krąg biznesowych znajomości są różnej maści konferencje branżowe oraz spotkania biznesowe. Jak przygotować udaną konferencję biznesową?

Podstawowa organizacja zaplecza

Na organizację konferencji biznesowych porywają się przede wszystkim duże firmy lub niezależne stowarzyszenia zainteresowane konkretnym tematem. Nie ma co ukrywać – by zorganizować konferencję na wysokim poziomie trzeba posiadać odpowiednie środki finansowe. Można je wyłożyć z własnej (firmowej) kieszeni lub też postarać się o odpowiednią ilość sponsorów. Pieniądze to jedno, a sposób ich wykorzystania to drugie. Czasem może się zdarzyć, że nawet dysponując całkiem sporym zasobem gotówki organizacja konferencji spali na panewce. Aby tak się nie stało, trzeba przyłożyć szczególną uwagę do najdrobniejszych szczegółów. Istotna będzie lokalizacja, ilość zaproszonych gości, tematyka (musi być chwytliwa, by przyciągnąć jak najwięcej wartościowych osób). Każdy występ na konferencji powinien być dokładnie zaplanowany i zamknięty w określonych ramach czasowych. Na luźną improwizację można sobie pozwolić co najwyżej na weselu, choć i tam przeważnie wodzirej ma dobrze ułożony plan całej imprezy. Biznes to twardy orzech do zgryzienia, tu nikt nie lubi marnować swojego cennego czasu.

Przerwy w prelekcjach i drobny poczęstunek

Nawet najciekawsze i najbardziej wartościowe prelekcje biznesowe prowadzone przez osoby o światowej sławie i prestiżu mogą okazać się męczące, jeżeli będą zbite w zbyt duże bloki. Przy organizowaniu całodziennej konferencji warto pomyśleć o przynajmniej kilku przerwach kawowych połączonych z drobnym słodkim poczęstunkiem oraz o jednej dłuższej przerwie, podczas której zaproszeni goście będą mogli w spokoju spożyć lunch. Takie przerwy to doskonała okazja do poznawania nowych osób i zacieśniania znajomości biznesowych. Chcąc, by posiłki były smaczne warto skorzystać ze sprawdzonego cateringu, który oprócz dowozu jedzenia zapewni także sprawną obsługę gości.